【テンプレート付き】大学生なら知っておくべきメールの書き方7つのポイントを解説！

大学生になると、教授や企業の人事担当者など、目上の方にメールを送る機会が増えます。

例えば、こんな時にメールマナーを守って送ることができますか？

ようた

本記事では、大学生の方を対象にして、メールの書き方やマナーについて解説しています。

この記事を書いた人

学生さんからメールで問い合わせを受けることがありますが、LINEやチャットのような感覚でメールが送られてくることがあり、その対応に困ることがあります。

メールマナーを守ることは人間関係を構築するためにも重要です。

具体的には、以下の7つのポイントに注意してメールを書けば、マナーを守った綺麗なメールが作成できますよ。

メール作成のルール

本記事のメール作成のステップを学べば、正しいビジネスメールを作成できるようになります。

また、メールのテンプレートも用意していますので、効率的にメールを作成する際に活用してください。

それでは本題に入りましょう。

【コピペOK！メールテンプレ】すぐにメールを送りたい人へ

ビジネスメールをすぐに作成するためのコピペ可能なテンプレートを作成しました。

いくつかのシーンに合わせたテンプレートを用意していますので、必要に応じてご利用ください。

【テンプレ1】 教授に授業欠席を伝える場合

体調不良で授業を欠席する場合のテンプレートです。

【テンプレ2】 授業欠席を伝えたいが教授の連絡先がわかない場合

授業欠席の連絡をする際、教授のメールアドレスが分からない場合、教育を担当する部署の担当者に連絡することもあります。

その際の連絡テンプレートを作成してみました。

【テンプレ3】 人事担当者に希望の面接日を送る場合

採用選考を受けてる企業が提示した複数の日程から、面接可能な日程を返信する場合のテンプレートです。

【STEP1】事前準備編

事前準備は、この2点です。

【ポイント1】署名を作成する

メールの最後に「氏名」「大学名」「連絡先」などの情報を数行でまとめたものが署名です。

署名は相手に自分が何者かを伝える役割があります。署名を入れることはビジネスマナーのひとつです。

署名をまだ用意していない方は、コピペで使える大学生用のメール署名テンプレート集を作成しましたので、以下を参考にしてください。

メーラーの設定方法を確認し、署名を作成しておいてください。

作った署名は自動で挿入されるように設定しておくと、署名のつけ忘れも防止できて便利ですよ。

Office365 Outloookメールの署名の設定方法は、こちらの記事をご覧ください。

【ポイント2】大学のメールアドレスから送る準備をする

プライベートで使っているメールアドレス（Gmail、Yahooメールなどのフリードレスや、ドコモ、ソフトバンクなどのキャリアメール）では送らないこと。

大学のメールアドレスを使うことで、あなたが「〇〇大学の学生である」との証明になります。

ようた

大学の教授や就活で企業にメールを送る時は、必ず大学のメールで送りましょう。

【STEP2】メール作成編

メール送るためには、この4つを作成しなければなりません。

「宛先」の入力から順番に作成していきましょう。

【ポイント3】宛先を入力する

宛先にはメールを送る相手のメールアドレスを入力します。

送信先を間違えないように、相手のメールアドレスは正確に入力しましょう。

特に、複数人に一斉にメールを送る際には、「To、Cc、BCC」を正確に理解した上で送信してください。

Cc、BCCを間違って使うと、トラブルになることもあるので、気をつけてくださいね。

宛先のTo、Cc、BCCの違い

【ポイント4】タイトルをつける

メールの内容が一目でわかるようなタイトルが好ましいです。

件名には必ずタイトルを入れて送信してください。

件名なしで送るのは、マナー違反です。

以下、件名の例になります。

良いタイトルは、誰がいつのゼミを休むのか、タイトルを見て一目でわかります。

一方で、誰が送ってきたのかや、いつの授業かがわからないタイトルはNGです。

誰が何の相談をしたいのか、一目でわかる件名はOKです。

反対に、誰が何を相談したいのかがわからない件名はNGです。

件名の書き方のポイント

件名は、誰からか、どんな内容かが一目で把握できるタイトルにしましょう。

ポイントは記号【】を上手く使うことです。

【】の中に優先して伝えたいことを明記すると、わかりやすいタイトルになります。

メールの返事を書くために [返信] ボタンをクリックすると、件名の先頭に「Re:」が付きます。

「Re:」は返信という意味です。

「Re:」は消さずに、件名はそのままにして返信してください。

ようた

相手のメールに返信する時は、「Re:」を消さずにそのまま送信しましょう。

【ポイント5】メール本文を書く

メール本文は、4つのパートで構成されています。

本文を作成した後、締めの一言を書いてメールの作成は完了です。

「宛名」から順番にメール本文を作成していきましょう。

宛名の書き方

本文の1行目には、相手の名前を書きます。

教授にメールを送る時は、本文1行目に「〇〇先生」と書きます。

就活時に企業の方にメールを送る時は、「会社名 + 役職 + 氏名 + 様」としましょう。

「教授」「企業」にメールを送る時は、以下のような宛名を書きましょう。

「挨拶」「名乗る」の書き方

宛名の次には、挨拶をするのがマナーです。

挨拶とともに誰からのメールかがわかるように名乗りましょう。

書き方は、「お世話になっております」と挨拶した次には、「大学名 学部・学科 学年 氏名」を記載します。

本文の書き方

簡潔で要件がまとまった文章を書いてください。

ダラダラと長く書かないように注意しましょう。

改行を使い、わかりやすい見た目にすることも大切なポイントです。

【ポイント6】締めの一言を添える

本文の最後には「何卒よろしくお願いいたします」など内容にあわせて締めくくりましょう。

教授や企業に送るメールの締めの言葉としては、「お手数をお掛けしますが、よろしくお願いいたします」「お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします」などが汎用的な締めの文になります。

【STEP3】メール添付編

Word、PDFなどのファイルをメールに添えて送ることができます。

ファイルを添付してメール送る時は注意が必要です。

【ポイント7】容量の大きなファイルは送らない

容量の大きなファイルを送ることは、マナー違反です。

ファイル容量は3MBまでに抑えるようにしてください。

ファイル容量の大きいメールを添付すると、相手が受け取れなかったり、受信に時間がかかったりと迷惑がかかることがあります。

また、ファイルを添付する時には、本文にどういったファイルを送るのか明記してください。

何かわからない添付ファイルだと、ウイルス感染を恐れて開くこと躊躇してしまいます。

まとめ

大学生になるとメールをする機会が増えます。

普段LINEやチャットツールを使っていると、メールマナーを意識しないと思います。

今回は「メールの送り方がわからない」と悩んでいる大学生の方に、例文を交えて、メールの書き方をお伝えしました。

メールマナーは、これから社会人として活躍していく大学生にとって必要なスキルです。

今回の記事が皆さんのメール作成の参考になれば幸いです。

最後までお読みいただきありがとうございました。