大学生になると、教授や企業の人事担当者など、目上の方にメールを送る機会が増えます。
例えば、こんな時にメールマナーを守って送ることができますか？
- 卒論について相談したい
- ゼミへの欠席連絡をしたい
- 就活の面接日程調整を人事担当者としたい
この記事を書いた人
学生さんからメールで問い合わせを受けることがありますが、LINEやチャットのような感覚でメールが送られてくることがあり、その対応に困ることがあります。
- プライベートのメールアドレスを使ってメールが送られてきて、学生本人からの問い合わせか判断できない
- 宛名も挨拶もないメールが送られてくるので、相手が何者かわからない
メールマナーを守ることは人間関係を構築するためにも重要です。
具体的には、以下の7つのポイントに注意してメールを書けば、マナーを守った綺麗なメールが作成できますよ。
メール作成のルール
本記事のメール作成のステップを学べば、正しいビジネスメールを作成できるようになります。
また、メールのテンプレートも用意していますので、効率的にメールを作成する際に活用してください。
それでは本題に入りましょう。
【コピペOK！メールテンプレ】すぐにメールを送りたい人へ
ビジネスメールをすぐに作成するためのコピペ可能なテンプレートを作成しました。
いくつかのシーンに合わせたテンプレートを用意していますので、必要に応じてご利用ください。
【テンプレ1】 教授に授業欠席を伝える場合
体調不良で授業を欠席する場合のテンプレートです。
【件名】10月1日の3限のゼミに出席できません（法学部3年サンプル花子）
【本文】
山田先生
お世話になっております。
○○大学 法学部 3年の山田 太郎と申します。
昨日から38．2度の熱が出ており、体調不良のため、本日の【授業名】は欠席させていただきます。
本日に提出締切りのレポートですが、添付ファイルにてお送りいたします。
原本は次回ゼミの際にお渡しさせていただきます。
また、次回授業までに必要なレポートがございましたら、教えていただけると幸いです。
よろしくお願いいたします。
ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。
【テンプレ2】 授業欠席を伝えたいが教授の連絡先がわかない場合
授業欠席の連絡をする際、教授のメールアドレスが分からない場合、教育を担当する部署の担当者に連絡することもあります。
その際の連絡テンプレートを作成してみました。
【件名】月曜3限の「○○○法」の授業欠席について（法学部3年サンプル花子）
【本文】
教学課 ご担当者様
お世話になっております。
○○大学 法学部 3年の山田 太郎です。
昨日から38.2度の熱が出ており、体調不良のため、本日の【授業名】の欠席について○○教授に連絡をしたいのですが、連絡先がわかりません。
お手数をお掛けして申し訳ありませんが、以下の文章を○○教授に転送いただくか、教授のメールアドレスを教えていただけないでしょうか。
【以下に転送してほしいメールを書く】
昨日から38．2度の熱が出ており、体調不良のため、本日の【授業名】は欠席させていただきます。
本日に提出締切りのレポートですが、添付ファイルにてお送りいたします。
原本は次回ゼミの際にお渡しさせていただきます。
また、次回授業までに必要なレポートがございましたら、教えていただけると幸いです。
よろしくお願いいたします。
ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。
【テンプレ3】 人事担当者に希望の面接日を送る場合
採用選考を受けてる企業が提示した複数の日程から、面接可能な日程を返信する場合のテンプレートです。
【件名】メール返信の場合は、件名を変更しない
【本文】
お世話になっております。
○○大学 法学部 3年の山田 太郎と申します。
この度は、面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
面接可能な日時は、以下の通りです。
- 〇〇月〇日（曜日）〇時〇分
- 〇〇月〇日（曜日）〇時〇分
- 〇〇月〇日（曜日）〇時〇分
上記の中から、ご都合の良い日時がございましたらご連絡いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたしす。
【STEP1】事前準備編
事前準備は、この2点です。
- 署名を作成する
- 大学のメールアドレスから送る準備をする
【ポイント1】署名を作成する
メールの最後に「氏名」「大学名」「連絡先」などの情報を数行でまとめたものが署名です。
署名は相手に自分が何者かを伝える役割があります。署名を入れることはビジネスマナーのひとつです。
署名をまだ用意していない方は、コピペで使える大学生用のメール署名テンプレート集を作成しましたので、以下を参考にしてください。
-
-
参考【大学生必見】簡単コピペで使えるメール署名テンプレート15選
続きを見る
メーラーの設定方法を確認し、署名を作成しておいてください。
作った署名は自動で挿入されるように設定しておくと、署名のつけ忘れも防止できて便利ですよ。
Office365 Outloookメールの署名の設定方法は、こちらの記事をご覧ください。
-
-
参考【Office365】Outlookメールの署名を設定する方法
続きを見る
【ポイント2】大学のメールアドレスから送る準備をする
プライベートで使っているメールアドレス（Gmail、Yahooメールなどのフリードレスや、ドコモ、ソフトバンクなどのキャリアメール）では送らないこと。
大学のメールアドレスを使うことで、あなたが「〇〇大学の学生である」との証明になります。
例えば、メール本文で「法学部 2年 山田 太郎」と名乗っていても、プライベートのアドレスから送られてくると、本人であることを断定できません。
【STEP2】メール作成編
メール送るためには、この4つを作成しなければなりません。
「宛先」の入力から順番に作成していきましょう。
【ポイント3】宛先を入力する
宛先にはメールを送る相手のメールアドレスを入力します。
送信先を間違えないように、相手のメールアドレスは正確に入力しましょう。
特に、複数人に一斉にメールを送る際には、「To、Cc、BCC」を正確に理解した上で送信してください。
Cc、BCCを間違って使うと、トラブルになることもあるので、気をつけてくださいね。
宛先のTo、Cc、BCCの違い
- To：確実にメールを読んでもらいたい相手のメールアドレスを入力する。
- Cc：Toに送った内容を参考までに知っておいてほしい相手のメールアドレスを入力する。
- Bcc：Bccに入力したメールアドレスは、他の受信者には表示されません。一斉送信など、他の受信者にメールアドレスを知らせたくない時に使う。
【ポイント4】タイトルをつける
メールの内容が一目でわかるようなタイトルが好ましいです。
件名には必ずタイトルを入れて送信してください。
件名なしで送るのは、マナー違反です。
以下、件名の例になります。
【例】教授にゼミの欠席メールを送る
OK：10月1日の3限のゼミに出席できません（法学部3年サンプル花子）
NG：ゼミ休みます
良いタイトルは、誰がいつのゼミを休むのか、タイトルを見て一目でわかります。
一方で、誰が送ってきたのかや、いつの授業かがわからないタイトルはNGです。
【例】人事担当に面接日程を相談するメールを送る
OK：面接の日程に関するご相談（〇〇大学 山田 太郎）
NG：面接の日程について
誰が何の相談をしたいのか、一目でわかる件名はOKです。
反対に、誰が何を相談したいのかがわからない件名はNGです。
件名の書き方のポイント
件名は、誰からか、どんな内容かが一目で把握できるタイトルにしましょう。
ポイントは記号【】を上手く使うことです。
【】の中に優先して伝えたいことを明記すると、わかりやすいタイトルになります。
件名の例
- 【ご相談】卒業論文について（経済学部 4年 佐藤）
- 本日の演習ゼミの欠席（法学部4年 鈴木）
- 〇月×日の演習ゼミを欠席させて下さい（法学部 3年 山田太郎）
- 会社説明会希望日時のお知らせ（〇〇大学 山田 太郎）
メールの返事を書くために [返信] ボタンをクリックすると、件名の先頭に「Re:」が付きます。
「Re:」は返信という意味です。
「Re:」は消さずに、件名はそのままにして返信してください。
【ポイント5】メール本文を書く
メール本文は、4つのパートで構成されています。
本文を作成した後、締めの一言を書いてメールの作成は完了です。
「宛名」から順番にメール本文を作成していきましょう。
宛名の書き方
本文の1行目には、相手の名前を書きます。
教授にメールを送る時は、本文1行目に「〇〇先生」と書きます。
就活時に企業の方にメールを送る時は、「会社名 + 役職 + 氏名 + 様」としましょう。
注意
- 会社名は正式名称を書きましょう。勝手に（株）と略してはいけません。
- 宛名に二重敬語を使わないように注意してください。「先生様」「部長様」とは書きません。
「教授」「企業」にメールを送る時は、以下のような宛名を書きましょう。
教授に送る時
OK：山田先生
OK：〇〇大学 法学部 山田先生
NG：山田さん
NG：山田先生様
企業に送る時
OK：株式会社ようた 人事課 鈴木様
OK：株式会社ようた 人事部 部長 鈴木様
OK：株式会社ようた 人事部 鈴木部長
NG：(株) ようた 鈴木様
NG：株式会社ようた 人事部 鈴木部長様
「挨拶」「名乗る」の書き方
宛名の次には、挨拶をするのがマナーです。
挨拶とともに誰からのメールかがわかるように名乗りましょう。
書き方は、「お世話になっております」と挨拶した次には、「大学名 学部・学科 学年 氏名」を記載します。
ポイント
複数の大学で授業をしている教授もいます。教授にメールを送る時にも、氏名の前には「大学名 学部 学科 学年」を記載すると親切ですね。
教授に送る時
いつもお世話になっております。（お世話になっております。）
○○大学 法学部 3年の山田 太郎です。
企業に送る時
お世話になっております。
○○大学 法学部 3年の山田 太郎と申します。
本文の書き方
簡潔で要件がまとまった文章を書いてください。
ダラダラと長く書かないように注意しましょう。
改行を使い、わかりやすい見た目にすることも大切なポイントです。
【例】就職活動でゼミを欠席する場合
5月10日の演習ゼミですが、就職活動のため欠席させていただきます。
次回ゼミまでに必要なレポートがございましたら、教えていただけると幸いです。
よろしくお願いいたします。
ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。
【例】体調不良でゼミを欠席する場合
昨日から38．2度の熱が出ており、体調不良のため、本日の演習ゼミは欠席させていただきます。
本日に提出締切りのレポートですが、添付ファイルにてお送りいたします。
原本は次回ゼミの際にお渡しさせていただきます。
また、次回ゼミまでに必要なレポートがございましたら、教えていただけると幸いです。
よろしくお願いいたします。
ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。
【例】面接日確定メールに返信する（就活）
この度は、面接の日程についてご連絡を頂きありがとうございます。
面接日程について、下記のとおりお伺いします。
日時：5月10日（金） 11：00～
お忙しい中、日程をご調整いただき、誠にありがとうございます。
当日は何卒よろしくお願いいたします。
【ポイント6】締めの一言を添える
本文の最後には「何卒よろしくお願いいたします」など内容にあわせて締めくくりましょう。
教授や企業に送るメールの締めの言葉としては、「お手数をお掛けしますが、よろしくお願いいたします」「お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします」などが汎用的な締めの文になります。
【STEP3】メール添付編
Word、PDFなどのファイルをメールに添えて送ることができます。
ファイルを添付してメール送る時は注意が必要です。
【ポイント7】容量の大きなファイルは送らない
容量の大きなファイルを送ることは、マナー違反です。
ファイル容量は3MBまでに抑えるようにしてください。
ファイル容量の大きいメールを添付すると、相手が受け取れなかったり、受信に時間がかかったりと迷惑がかかることがあります。
また、ファイルを添付する時には、本文にどういったファイルを送るのか明記してください。
何かわからない添付ファイルだと、ウイルス感染を恐れて開くこと躊躇してしまいます。
【例】添付ファイルを送信する場合
- レポートを添付しましたので、ご確認をお願いいたします。
- レポートを添付ファイルにてお送りしますので、ご確認をお願いいたします。
まとめ
大学生になるとメールをする機会が増えます。
普段LINEやチャットツールを使っていると、メールマナーを意識しないと思います。
今回は「メールの送り方がわからない」と悩んでいる大学生の方に、例文を交えて、メールの書き方をお伝えしました。
メールマナーは、これから社会人として活躍していく大学生にとって必要なスキルです。
今回の記事が皆さんのメール作成の参考になれば幸いです。
最後までお読みいただきありがとうございました。
