大学生なら知っておくべきメールの書き方！7つのルール【例文あり】

大学生になると教授や企業の人事担当者など、目上の人にメールを送る機会が増えます。

例えば、こんな時にメールマナーを守って送ることができますか？

ようた

本記事では大学生の方に向けて、メールの書き方・マナーについて解説しています。

この記事を書いた人

学生さんからメールで問い合わせを受けることもありますが、LINEやチャット感覚でメールが送られてきて、対応に困ることがあります。

メールマナーを守ることは人間関係を構築するためにも大切なことです。

具体的には、この7つに注意してメールを書けば、マナーを守った綺麗なメールが作れますよ。

メール作成のルール

本記事には、例文を数多く載せているので、メール作成時の参考にして下さい。

それでは本題に入りましょう。

【STEP1】事前準備編

事前準備は、この2点です。

署名を作成する

メールの最後に「氏名」「大学名」「連絡先」などの情報を数行でまとめたものが署名です。

署名は相手に自分が何者かを伝える役割があります。

署名を入れることはビジネスマナーのひとつです。

コピペで使える大学生用のメール署名テンプレート集を作成しましたので、こちらを参考にしてください。

メーラーの設定方法を確認し、署名を作成しておいてください。

作った署名は自動で挿入されるように設定しておくと、署名のつけ忘れも防止できて便利ですよ。

Office365 Outloookメールの署名の設定方法はこちらの記事をご覧ください。

大学のメールアドレスから送る準備をする

プライベートで使っているメールアドレス（Gmail、Yahooメールなどのフリードレスや、ドコモ、ソフトバンクなどのキャリアメール）では送らないこと。

大学のメールアドレスを使うことで、あなたが「〇〇大学の学生である」との証明になります。

ようた

大学の教授や就活で企業にメールを送る時は、必ず大学のメールで送りましょう。

【STEP2】メール作成編

メール送るためには、この4つを作成しなければなりません。

「宛先」の入力から順番に作成していきましょう。

宛先を入力する

宛先にはメールを送る相手のメールアドレスを入力します。

送信先を間違えないように、相手のメールアドレスは正確に入力しましょう。

特に、複数人に一斉にメールを送る際には、「To、Cc、BCC」を正確に理解した上で送信してください。

Cc、BCCを間違って使うと、トラブルになることもあるので、気をつけてくださいね。

宛先のTo、Cc、BCCの違い

タイトルをつける

メールの内容が一目でわかるようなタイトルが好ましいです。

件名には必ずタイトルを入れて送信してください。

件名なしで送るのはマナー違反です。

以下、件名の例になります。

良いタイトルは、誰がいつのゼミの休むのか、タイトルを見て一目でわかります。

反対に誰からか、いつの授業かがわからないタイトルはNGです。

誰が何の相談をしたいのか、一目でわかる件名はOKです。

反対に、誰が何を相談したいのかがわからない件名はNGです。

件名の書き方のポイント

件名は、誰からか、どんな内容かが一目で把握できるタイトルにしましょう。

ポイントは記号【】を上手く使うことです。

【】の中に優先して伝えたいことを明記すると、わかりやすいタイトルになります。

メールの返事を書くために [返信] ボタンをクリックすると、件名の先頭に「Re:」が付きます。

「Re:」は返信という意味です。

「Re:」は消さずに、件名はそのままにして返信してください。

ようた

相手のメールに返信する時は、「Re:」を消さずにそのまま送信しましょう。

メール本文を書く

メール本文は、4つのパートで構成されています。

本文を作成した後、締めの一言を書いてメールの作成は完了です。

「宛名」から順番にメール本文を作成していきましょう。

宛名の書き方

本文の1行目には、相手の名前を書きます。

「教授」「企業」にメールを送る時は、以下のような宛名を書きましょう。

「挨拶」「名乗る」の書き方

宛名の次には、挨拶をするのがマナーです。

挨拶とともに誰からのメールかがわかるように名乗りましょう。

書き方は、「お世話になっております」と挨拶した次には、「大学名 学部・学科 学年 氏名」を記載します。

本文の書き方

簡潔で要件がまとまった文章を書いてください。

ダラダラと長く書かないように注意しましょう。

改行を使い、わかりやすい見た目にすることも大切なポイントです。

締めの一言を添える

本文の最後には「何卒よろしくお願いいたします」など内容にあわせて締めくくりましょう。

教授や企業に送るメールの締めの言葉としては、「お手数をお掛けしますが、よろしくお願いいたします」「お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします」などが汎用的な締めの文になります。

【STEP3】メール添付編

Word、PDFなどのファイルをメールに添えて送ることができます。

ファイルを添付してメール送る時は注意が必要です。

容量の大きなファイルは送らない

容量の大きなファイルを送ることは、マナー違反です。

ファイル容量は3MBまでに抑えるようにしてください。

ファイル容量の大きいメールを添付すると、相手が受け取れなかったり、受信に時間がかかったりと迷惑がかかることがあります。

添付ファイルがあることを本文に明記する

ファイルを添付する時には、本文にどういったファイルを送るのか明記してください。

何かわからない添付ファイルだと、ウイルス感染を恐れて開くこと躊躇してしまいます。

まとめ

大学生になるとメールをする機会が増えます。

普段LINEやチャットツールを使っていると、メールマナーを意識しないと思います。

今回は「メールの送り方がわからない」と悩んでいる大学生の方に、例文をまじえて、メールの書き方をお伝えしました。

メールマナーは、これから社会人として活躍していく大学生にとって必要なスキルです。

今回の記事が皆さんのメール作成の参考になれば幸いです。

最後までお読みいただきありがとうございました。